アルバイトと情報共有していますか?情報交換の場の設け方のポイントとは?

店長とスタッフの間でコミュニケーションを取ることはとても重要ですが、きちんと情報を共有する場を設けることも大切です。

今回は、スタッフに情報伝達する上でのポイントを紹介したいと思います!

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情報共有の大切さ

コンビニを運営していると、新商品や強化アイテムの推進販売、セールやキャンペーン情報だけでなく、クレーム対応や次の勤務帯への引継ぎ、注意事項、事例紹介など毎日のように様々な情報が飛び交います。

ほとんどのコンビニでは、24時間スタッフが働いており、店長一人では全てのスタッフに直接情報を発信することは非現実的です。

1つの情報伝達漏れによって、お客様や他のスタッフに迷惑をかけることもありますし、売上げに影響することも十分考えられます。

例えば、中華まんの割引セールがあったとして、過去のデータから通常1日に20個売れる中華まんが50個まで販売数が伸びるとします。

セールで強化販売するために、店長はセール期間に働いているスタッフに、「最低でも50個以上は売る」という目標を伝えることで、スタッフは50個売れるように準備をするはずです。

仮に50個売れなくても、通常よりも多く売ることを意識させることで、売上げを伸ばすことは十分可能です。

しかし、店長がスタッフと情報を共有していなければ、セールに関係なく通常通りに作成し、無くなりそうになったら急いで作るといった、対応が後手後手になってしまい、予め情報を共有していた場合と比べて、確実に販売数は減るでしょう。

このように店長とスタッフが情報を共有するのとしないのとでは、結果に大きな差が生まれます。

情報共有していなくても、売上げに関することであれば店が損をするだけで済みますが、お客様に迷惑をかける可能性が高いクレームの引継ぎや特定のお客様に対するキャンペーン情報の場合は、2次クレームに繋がることは十分に考えられます。

売上げを上げたりクレームを回避したりするためには、スタッフと小まめに情報を交換する場を設けることが重要です!

情報共有のポイント

スタッフと情報を交換する方法はいくつか考えられます。

恐らく、交換ノートやSNS、ミーティングなど思いついたのではないでしょうか?

正直に言えば、情報を共有する方法は何でもいいと思います。

ですので、皆さんが思いついた方法で情報を共有すればいいでしょう。

ただ、1つ重要なポイントがあります。

それは、スタッフが発言できる場にするということです。

つまり、店長からの一方通行の情報発信ではなく、スタッフからの現場連絡も発信できるようにするということですね。

例えば、先ほどの中華まんのセールを例に出します。

「100円セールが今日から始まるので、いつも作成している倍の数を作成するようにしてください!」

とまあこんな感じでノートにでも書いて、スタッフに伝えますよね。

普通であればこれで終わりなのですが、私はある程度スペースを設け、実際にはどうだったかの結果や感じたことを記入してもらうようにしていました。

「指示通り作成してみたのですが、ピークの朝と夕方の学生がよく来る時間帯は、3倍くらい作っても売れそうな感じでした。」

といったように、スタッフ目線の意見を書いてもらっていました。

そして、スタッフからの意見を参考に改めて指示を出すようにすれば、具体的且つ質の高い指示になりますよね。

このように、スタッフからの意見を参考することによって、スタッフも参加しながら仕事をすることができるようになるので、モチベーション高くアクティブに動くスタッフが増えてきます。

そして、お客様と触れ合う回数が多いスタッフの意見を重宝することで、より精度の高い仕事ができるようになるので、お客様満足度や売り上げアップを見込めるようになります。

情報交換を活気付けるためには?

情報交換の場を設けたはいいものの、なかなかスタッフから意見が出てこないという場合があると思います。

そのときは、個別で話を聞くというのも1つの方法です。

例えば、グループLINEで情報共有していた場合、誰がどんな発言をしたのか、全スタッフに明らかになってしまいますよね。

愚痴まではいかないにしても、改善点を指摘すれば、それは間接的にそれに関与しているスタッフを否定することになるので、なかなか発言し辛いということもあります。

ノートにしても筆跡でだいたい誰が書いたのか推測することができますので、なるべく匿名でスタッフからの意見を周知する配慮をしてあげるといいでしょう。

ですので、直接個別LINEや手紙、面談などで直接店長と連絡をやり取りする手段も用意しておくといいです。

大抵は、LINEを交換していると思うので、共有している情報から何か気づいたことがあれば、個別にLINEをしてくるように伝えておけば、匿名希望のスタッフから意見を引き出すことができます。

そして、引き出した意見を参考に、誰が意見を述べたのかわからないようにその情報を共有するようにすれば、次第に店長の下にスタッフからの意見が集まるようになってきます。

先ほどの例を利用すると、中華まんは作成までに時間がかかりますので、ある程度余裕を持って準備をしなければなりません。

夕方の学生の帰宅時間に合わせて販売するべきなのに、夕方前に働くスタッフが中華まんを準備してくれないので、夕方勤務のスタッフがいつもバタバタしている状況であれば、夕方勤務のスタッフから意見が出ても不思議ではありません。

しかし、そのことをLINEやノートで指摘すれば、指摘されたスタッフから反感を買う可能性がありますので、夕方勤務のスタッフはずっと不満を抱きながら働かなければならない状態が続きます。

この状況は絶対にこのまま放置してはいけない状態ですよね。

このときに、個別で店長に相談できるように手配しておけば、店長も夕方勤務のスタッフが置かれた状況に気づくことができ、「夕方のピークに中華まんがたくさん売れるようになってきたので、夕方で上がるスタッフは16時くらいから中華まんを作成するようにしてください」と対策を講じることができます。

スタッフから意見を吸い上げたら、それが誰からの意見なのかが気にならないように、別の理由をつけて解決手段を取るようにしましょう。

そうすれば、指摘されたことに関与しているスタッフを納得させることができれば、特に何も感じることなく指示に従ってくれるはずです。

まとめ

情報共有をすることは、店を活気強くまわすためには必要なことです。

そのためには、スタッフから意見を出しやすい場を提供することと、理由を付けて指示をすることがとても重要です。

情報共有の手段は、連絡ノートやSNSといったお金のかからないもので十分ですので、スタッフが発言できる場を設けることに意識してみましょう!

 

 

 

 

どうもこんにちは!マツタイです!

私の記事をご覧いただきありがとうございます!

私はどんなときでもポジティブに思考を切り替えられる性格とコンビニ店長時代の経験を活かして、今はポジティブ心理コンサルタントをしています♪

私はコンビニに限らず店長職は孤独な職業だと思っています。

仕事に関すること、人間関係、モチベーションなどで悩みを抱え、誰にも相談できずにいる方は多いと思います。

私も店長時代多くの問題に直面しましたが、誰も相談する相手がおらず一人で抱え込むことが多かったですが、持ち前のポジティブ思考で乗り越えてきました!

もし仕事に関することで悩みを抱えている方は一人で抱え込まず、ぜひ私にご相談ください!

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