棚卸前の注意点!整理をして棚誤差を減らすように取り組もう!

コンビニを運営していると高頻度で棚卸をすると思います。

気をつけておかなければ多額の棚誤差が発生する可能性があるので、今回は棚卸をする際の注意点を紹介します。

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棚卸とは?

商品を棚からおろしてその数量を実地調査し、帳簿残高と実際の有高とどのくらい相違があるのかを調べ、決算の際に帳簿上で金額の修正をするために行います。

本来は帳簿残高と実在残高は一致しなければならないのですが、完全に一致する店はほとんどないと思われます。

日々の運営で廃棄漏れやレジ登録ミス、万引き、内引き等が一回でもあれば完全に一致しないからです。

ですので、帳簿残高と実在残高が一致する店は全国でも数店舗あるかないかだと思います。

それくらい商品を管理するということは難しく、店長の求められる必要な技量でもあるのです。

棚卸をするのは、帳簿上と実際の在庫でどのくらいズレがあるのかを調べることで、店の管理体制をチェックする意味も含まれているのです。

棚卸前の注意点

棚卸前日までで気をつけた方がいい事を紹介します。

返品処理

コンビニで扱う商品は、仕入れ後店が処分する商品と仕入先に返品できる商品があります。

例えば、雑誌や新聞は返品可能商品です。

チェーンによって回収方法や回収時間は様々だと思いますが、基本的に新聞は毎日返品するもので、雑誌は返品期間は決まっていますが、毎日返品する必要はありません。

新聞は業者が納品と同時に前日の新聞を持って帰る仕組みになっているはずですので、新聞は棚卸前日でも普段どおり納品し返品することになると思います。

ですので、新聞はきちんと返品され、前日より昔の古い新聞が残っていないかを確認しておきましょう。

もし、古い新聞が残っていた場合は、返品伝票を確認し、返品処理が済んでいるのかを確認し、前日までに業者に回収してもらうようにしましょう。

雑誌に関しては、伝票作成から回収までタイムロスがあるため、前日に返品処理した雑誌が棚卸当日残っており、カウントされてしまうと過剰になってしまいます。

当日に撤去し、カウントされなければ問題ないですが、忘れていたり上手く引き継ぎができなかったりすると、棚誤差になる可能性があるので、棚卸前日は雑誌の返品処理はしないようにして、当日在庫としてカウントしてもらった方がミスは減ります。

私が店長していたときは、棚卸3日前から雑誌の返品は止めていました。

棚卸では返品処理をした新聞や雑誌をカウントされないようにしましょう。

在庫整理

店の規模によって様々ですが、基本的に棚卸は3時間以上はかかります。

棚卸をする業者は商品一つ一つをカウントするわけですから、途方もない作業です。

ですので、少しでも業者がスムーズに作業できるように事務所や倉庫内にある商品の整理をしておくようにしましょう。

商品を整理しておくことで、棚卸の作業時間が大幅に短くなるのです。

棚卸中は、補充ができないため日ごろよりも売上げが下がることが予想されます。

運営する側としては売上げを下げることはしたくないはずですので、早く棚卸を終わらせる必要があります。

ただ運営側は何もせずただじっと見ているだけなので、力になれることと言えば、カウントしやすいように整理をしておくことしかありません。

常に整理しておくことが理想ですが、習慣になっていなければ難しいと思いますので、せめて棚卸1週間前から地道に整理清掃をしておくようにしましょう。

また、整理をしておくことで、時間の短縮だけでなく、業者のカウントミスを減らすことができるのです。

いくらプロとは言え、人が数えるのですからミスは起こります。

カウントミスが発生すると、当然棚誤差も発生します。

ですので、業者のカウントミスを防ぐ意味も含めて、在庫置き場は綺麗な状態を維持するように努めましょう。

売価の確認

基本的に商品の値段はリニューアル時に変更されることが多いのですが、極まれに材料の値段の高騰により、同じ商品でも売価が変わることがあります。

予め売価が変更されること、売価変更の依頼の知らせが来るのですが、見落としていたり、売価変更のし忘れがあったりして前の値段で販売している店がたまにあります。

売価変更をしていなければ、変更した金額の差×(売ってしまった数+在庫量)分の棚誤差が発生します。

ですので、もし売価変更をしていない商品があれば、気づいた時点で速やかに売価変更をしておくようにしましょう。

すでに売ってしまった分の差額は取り戻せませんが、在庫分の差額は抑えられます。

金券の確認

切手やはがき、クオカードなどの金券類は必ず前日までに帳簿残高と実在在庫が一致しているかを確認しておきましょう。

これらの商品に関しては、きちんと管理をしていれば、完全に一致することは可能で、寧ろ差額が1円でも出た時点で問題です。

紛失も考えられますが、ほとんどの確率で内引きである可能性が高いです。

もし、大きなズレが発生していた場合は、翌日の棚卸ではその差分棚誤差は出ますが、棚卸が終了したら次の棚卸まで毎日確認をして、絶対に金券類で棚誤差が発生しないように管理の徹底をしておきましょう。

伝票の確認

コンビニでは通常の仕入れラインではなく、個別で仕入れを行っている店もあります。

その場合は、個別で仕入れ伝票を提出しなければなりません。

また、店舗間で商品の移動があったり、個別で商品を返品する場合も移動伝票を記入しなければなりません。

その伝票にミスがあると棚誤差に繋がるので、伝票の確認をするようにしましょう。

前日までにきちんと伝票を提出しているか、伝票内容が正しいかどうかの確認をしておくようにしましょう。

もし、ミスが発覚した場合は速やかにSVに報告し、修正した正しい伝票を速やかに提出しましょう。

棚卸当日の注意点

こちらでは棚卸当日に気をつけることを紹介します。

商品の把握

棚卸が始まったら、業者がいっせいに散らばりカウントを始めます。

業者がカウントミスをしないようにスタッフは一切商品に触れてはなりません。

つまり、商品の品出しや前出し顔出しが出来ないということですね。

そして、棚卸が開始され、終了するまでの間に商品が納品されることがあります。

棚卸の対象となる商品は棚卸が開始される直前まであった在庫ですので、棚卸中に納品された商品は業者はカウントしません。

ベテランの業者さんであれば、棚卸中に納品されたかどうか、カウントしていいかどうか確認してくれますが、新人が混じっている場合は、一々確認しないときがあります。

ですので、棚卸中に納品された商品や、返品処理済みの商品、廃棄処理をした商品などカウント対象外の商品を把握しておくようにしてください。

もしカウント対象外の商品がある場合は、分かりやすい場所にまとめておき、カウントされないようにしましょう。

廃棄処理

棚卸が開始されると商品に関するあらゆる作業ができなくなります。

廃棄処理もそうで、棚卸中に廃棄登録をすることができません。

ですので、棚卸前に廃棄登録できるものは、撤去したら速やかに廃棄登録をして、処分をしましょう。

つまり、棚卸が始まるときには、廃棄のために撤去した商品が店内に残らないようにしておくことをオススメします。

店内に残しておくと、カウントミスの可能性が少なからず発生してしまうので、可能な限り店内の商品を減らすようにしましょう。

また、棚卸中に撤去した商品は、廃棄登録をせずに在庫としてカウントしてもらいましょう。

これくらい大丈夫だろうと高を括っていると、思わぬミスを引き起こすことになるので、油断をしてはなりませんよ。

棚卸の結果を見ると、その店の店長の管理能力が人目で分かります。

店長の管理能力が高ければ、金額を最小で抑えることができますし、管理能力が低ければ、何十万何百万もの棚誤差が発生するのです。

基本的に棚誤差はマイナスで出ることが多いので、棚誤差が出るとそれだけ店は損をすることになります。

決して笑い事では済まされないので、もし棚卸をするたびに高額な棚誤差が発生してしまう人は、日々の管理の仕方を改めた方がいいでしょう。

 

 

 

 

どうもこんにちは!マツタイです!

私の記事をご覧いただきありがとうございます!

私はどんなときでもポジティブに思考を切り替えられる性格とコンビニ店長時代の経験を活かして、今はポジティブ心理コンサルタントをしています♪

私はコンビニに限らず店長職は孤独な職業だと思っています。

仕事に関すること、人間関係、モチベーションなどで悩みを抱え、誰にも相談できずにいる方は多いと思います。

私も店長時代多くの問題に直面しましたが、誰も相談する相手がおらず一人で抱え込むことが多かったですが、持ち前のポジティブ思考で乗り越えてきました!

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