スタッフの急な休みを防ぐためには?スケジュールに余裕を持たせてあげよう!

シフト制の職場では、どうしても勤務予定のスタッフが急遽入れなくなり、そのスタッフの代わりを探さなければならないときってありますよね。

なるべく交代するスタッフが現れないようにするにはスタッフに配慮してあげることが重要です!

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スタッフが急に休む店の特徴

スタッフが体調を崩して休むならしょうがないで済ますとしても、シフトが完成した後で学校や家の用事が入って休むスタッフはよくいると思います。

しかし、そうしたスタッフが現れる原因はシフトを作る側にもあると私は思います。

私の経験上、スタッフが急に休んで責任者が代わりのスタッフを探したり自分で入ったりしている店は、全てシフトの完成がギリギリでした。

例えば、4月のシフトの完成が3月30日といったように翌月のシフトの完成が、月末のギリギリで、完成したシフトを「翌月のシフトです。確認をお願いします」といったようにLINEで流している店が多いのです。

もしくは、シフトが完成した日に出勤しているスタッフがLINEで流している店もあるでしょう。

要するに、シフトの完成が遅過ぎるのです。

シフトが明確に決まっていないと、スタッフは私生活での用事をどこに入れていいかわからない状態になってしまい、私生活のスケジュールにバイトのシフトを反映して考慮することができず、結果私生活の用事を優先してしまい、バイトを休まざるを得ない状況になってしまうのです。

例えば最初の日曜日を出勤できると言ったが、来月のシフトがまだ完成しておらず自分がその日に出勤するかわからない状態で、仲の良い友達からその日に遊びに誘われたとします。

そのスタッフはまだシフトが判明していないが遊びに行くことを約束。

→出勤希望を出した最初の日曜日を休みにして欲しいと店長に頼もうとする。

→しかし、頼もうと思っていた頃にシフトが発表され、遊びに行くことを約束した日が出勤になっていたことが判明。

→店長にやっぱり休みにして欲しいと頼む(当日や翌日であれば仮病を使うことが多い)。

→店長の機嫌が悪くなる。

→シフトを作成したが、欠員が出たので代わりのスタッフを探す。

→一度シフトが発表されているので、最初は出勤できる予定だったスタッフも予定を入れてしまい、誰も代わりが見つからず、責任者自らシフトに入らなければならなくなる。

このような流れで、欠員が出てしまうのです。

確かに、スタッフは自分で入れると言った以上はその言動に責任を持たなければならないです。

シフトが完成していない状態ではありますが、出勤できると言った日なので、出勤か休日かの確認をしてから、その友達に返事をするべきなのですが、学生のアルバイトであれば、自分の私生活を優先してしまうでしょう。

スタッフに配慮してあげよう

欠員が出る原因は、体調を崩して急遽休むことを除いて、スタッフが途中で予定を入れてしまうことにあります。

こうした事態が起きないように、スタッフが私生活のスケジュールを組みやすいように早めにシフトを作ってあげるようにしましょう。

私の場合は、翌月のシフトを作るとき、当月の15日までに来月の予定を出してもらい、18日には仮シフトを作成して公表していました。

希望は来月の絶対にシフトに入れない日を教えてもらうようにしていました。

そしてスタッフの勤務できない日を元に3日以内に作成し、公表してからスタッフに5日間の猶予期間を与えるようにしていました。

この5日間でスタッフにシフトを確認してもらい、猶予期間中は、来月の予定を入れてもらわないようにしていました。

この猶予期間で、学校の先生や家族、友達、サークル仲間等にシフトに入っている日に予定が入る可能性があるかどうかを確認してもらい、その都度大事な予定が入りそうな日を改めて教えてもらい、変更しなければならない箇所が発生したら、15日までに提出してもらった希望を元に作成し直し、25日までに本シフトを発表していました。

また、それ以降に用事が発生した場合は、原則として変更を認めず、もし休みたい場合は代わりを探してもらうようにしていました。

なぜなら、すでに変更の猶予期間を与え、予定の入る可能性のある日を潰してあるからです。

本シフトが完成した後の変更はスタッフのわがままとして、よっぽどの理由がない限りは絶対に変更を認めないようにしましょう。

しかし、本シフト完成後は厳しくする代わりに、猶予期間中はスタッフのわがままを目一杯聞いてあげて、スタッフの望むシフトを作成してあげるようにしましょう。

20日までにシフトを作成してあげると、スタッフは来月の私生活のスケジュールを立てやすくなります。

中旬くらいであれば、友達や恋人など相手側の来月のスケジュールもまだ埋まっていないことが多く、スタッフの出勤日以外で相手側に時間を確保してもらいやすくなるからです。

もし、シフト作成が遅くなってしまうと、スタッフの休みの日に相手側が予定を入れてしまっている可能性があり、お互いの都合の良い日が無くなってしまい、スタッフが出勤日に予定を入れなければならなくなるときがあるのです。

こうなると欠員が発生してしまうので、スタッフには出勤日に予定を入れさせないようにしなければなりません。

ですので、早めに仮シフトを作成し、予定が入りそうな日があればすぐに修正して本シフトを作成しましょう。

本シフトが完成した後は、原則としてスタッフに予定を入れさせないようにすれば、欠員で困ることは少なくなるはずです。

シフトを作成した時点で欠員が出ている場合は話は別ですが、突発的な欠員を防止するには、シフト作成を早めにし、スタッフの融通を聞く期間を設け、スタッフが納得したシフトを完成させることが重要です。

もし、スタッフの突発的な休みが目立つのであれば、そのスタッフを責めるだけでなく、責任者側にも非があるかどうかを振り返って見て下さい。

スタッフがスケジュールを立てやすいように配慮してあげることで、少なくともスタッフの心が離れることは無いはずですよ♪

 

 

 

 

どうもこんにちは!マツタイです!

私の記事をご覧いただきありがとうございます!

私はどんなときでもポジティブに思考を切り替えられる性格とコンビニ店長時代の経験を活かして、今はポジティブ心理コンサルタントをしています♪

私はコンビニに限らず店長職は孤独な職業だと思っています。

仕事に関すること、人間関係、モチベーションなどで悩みを抱え、誰にも相談できずにいる方は多いと思います。

私も店長時代多くの問題に直面しましたが、誰も相談する相手がおらず一人で抱え込むことが多かったですが、持ち前のポジティブ思考で乗り越えてきました!

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